Byta förvaltare utan glapp.
Det är inget dramatiskt beslut, men det är ett beslut med datum. Här är ordningen, vad som ska följa med och var det brukar gå fel.
Ordningen
Det som avgör om bytet blir smidigt är uppsägningstiden och överlämningen, inte valet av ny förvaltare.
-
1
Läs avtalet först
Uppsägningstid och sista uppsägningsdag styr hela tidplanen. Missas det förlängs avtalet ett år till.
-
2
Fatta beslutet i styrelsen
Med protokoll. Det är underlaget både för uppsägningen och för överlämningen.
-
3
Säg upp skriftligt
Med datum och mottagningsbekräftelse. Muntligt räcker inte när det senare ska bevisas.
-
4
Kom överens om överlämningen
Redovisning, avtal, register, protokoll och behörigheter. Sätt ett datum för var sak.
-
5
Kör parallellt över årsskiftet om ni kan
Ett byte mitt i en period är möjligt men dyrare i tid. Ett skifte vid periodslut är enklare att stämma av.
Vad som ska följa med
Listan är inte lång, men varje post som glöms kostar veckor.
Huvudbok, leverantörsreskontra, avgiftsregister och underlag för innevarande period.
Entreprenad, service, jour, försäkringsbrev och garantier.
Medlems- och lägenhetsregister, stadgar, stämmo- och styrelseprotokoll.
Bank, myndighetsinloggningar, passersystem och portaler. Både att ge nya och att dra tillbaka gamla.
Ett förvaltarbyte faller sällan på den nya förvaltaren. Det faller på överlämningen.
Därför är den delen den enda som är värd att skriva ner i förväg.Föreningens uppgifter tillhör föreningen.
Kovva knyts till föreningen, inte till förvaltaren. Byter ni förvaltare byter ni behörigheter, inte arkiv.
- Arkiv, protokoll och historik stannar hos föreningen.
- Den avgående förvaltarens åtkomst dras tillbaka; den nya får sin.
- Allt går att exportera. Ni sitter inte fast hos oss heller.
- Historiken bryts inte vid bytet, vilket är det som brukar hända.
Vanliga frågor om byte
Måste vi byta förvaltare för att använda Kovva?
Nej. Kovva fungerar med den förvaltare ni har. Den här sidan finns för att bytet är en vanlig fråga i en styrelse, inte för att vi vill driva fram ett.
Kan Kovva sköta den ekonomiska förvaltningen?
Inte i dag. Vi säger det rakt ut i stället för att antyda något annat: det kräver en organisation och ett ansvar som ska finnas på plats innan det säljs. Om och när det finns, står det här.
Hur lång tid tar ett byte?
Det avgörs av uppsägningstiden i ert avtal, som ofta är tre till tolv månader. Själva överlämningen brukar ta några veckor om listan ovan är förberedd.
Vad kostar Kovva?
Vi sätter priset tillsammans med de första föreningarna. Vill ni vara med i den omgången, hör av er så pratar vi.
Funderar ni på ett byte?
Berätta var ni står så säger vi vad som skulle krävas. Även om svaret är att vänta till nästa avtalsperiod.
